Collaborez avec vos partenaires via un extranet grâce à Alfresco (publi)

lundi 29 octobre 2012

Alfresco est une plateforme de gestion de contenu d'entreprise open source. Alfresco est aussi le nom de la société qui développe la solution. Alfresco constate que l'information est au coeur de l'entreprise, et a conçu une solution pour répondre aux besoins de : gestion des documents, dématérialisation, collaboration, automatisation des processus (workflows et règles), accès mobile via les smartphones et tablettes, archivage numérique simple, archivage légal et conformité, gestion multimedia, intégration au système d'information, partage de fichiers sécurisé. Alfresco supporte parfaitement la montée en charge.

Alfresco est disponible en tant que version gratuite ou version entreprise au support payant. Alfresco est maintenant également proposée en version Cloud, accessible depuis l'extérieur, moyennant un abonnement calculé au nombre d’utilisateurs.

Collaborez avec vos partenaires via un extranet
Alfresco est conçu pour être installé et paramétré rapidement, pour être extensible, et pour s'intégrer aux applications métiers grâce à son respect des standards et son API ouverte. Alfresco s'appuie sur son réseau de partenaires pour accompagner les entreprises dans leurs projets de gestion de contenu. StarXpert est partenaire Gold Alfresco depuis 2006 et propose une gamme complète de services autour d'Alfresco.

Le lieu de partage des documents
Un extranet couplé à Alfresco permet à des utilisateurs issus de plusieurs sociétés indépendantes d'échanger des informations, des données, des fichiers. Il devient alors le lieu de partage des documents mais aussi des échanges, grâce notamment aux différents outils collaboratifs disponibles dans Alfresco (wiki, blog et discussions).
La collaboration autour d'un chantier pour la construction d'un métro ou d'un bâtiment donne un exemple très concret de cet usage.
Des partenaires traditionnels de la maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'œuvre (typiquement des sociétés différentes) collaborent ainsi. Le projet peut regrouper de nombreux acteurs et nécessite de stocker les données à un endroit commun, pratique, constituant une base unique de documents que tout le monde partage. L'organisation des données s'effectue selon le plan de classement, qui est défini préalablement. Dans le cas de gros documents (des fichiers Autocad, par exemple, peuvent dépasser les 100 Mo de données), l'envoi par mail est impossible. Avec Alfresco, l'utilisateur peut les télécharger sur son poste ou les consulter grâce à une visionneuse Autocad, laquelle permet aussi d'effectuer des modifications.
Il est facile, si le projet le nécessite, de rendre inaccessibles certaines zones de l'extranet en fonction du profil des utilisateurs, soit pour des raisons de confidentialité, soit pour ne pas noyer l'utilisateur sous les documents alors qu'un certain nombre ne le concernent pas. Ces manipulations peuvent être faites directement par un chef de projet non informaticien.
L'extranet couplé à Alfresco permet de partager les informations, chacun est autonome, peut poster et télécharger, est guidé grâce aux droits d'accès, et peut traiter de gros documents qui ne seraient pas communicables par email.
Les droits utilisateurs permettent de sécuriser l'accès, ce qui est particulièrement important dans le cas d'échanges avec des sociétés externes au réseau de l'entreprise. La solution classique, qui consiste à effectuer demande de ftp auprès du service informatique, nécessite l'intervention d'un informaticien. Alors que dans le cas d'Alfresco, la personne qui met les documents sur l'extranet n'a pas besoin d'être informaticien : Alfresco possède une interface facile à utiliser et sécurisée.

Le ROI est maximisé
Une fois que l'extranet est mis en place, il peut être utilisé pour tous les projets, il ne s'agit pas d'un produit spécifique à un projet en particulier. Le ROI est alors maximisé.
Alfresco répond aux besoins d'un projet intégrant un extranet avec peu de personnalisation nécessaire, et sans avoir à faire de développements supplémentaires. La gestion des droits des utilisateurs nécessite de réfléchir au plan de classement à l'avance, afin de concevoir l'extranet de façon intelligente (les documents seront alors rangés à l'endroit le plus logique, et donc le plus simple, pour les utilisateurs).

Exemple de cas d'un client de StarXpert
Une société dans l'ingénierie des infrastructures de transports publics (lignes à grande vitesse, lignes ferroviaires classiques, métro, tramway et autres modes). Cette société accompagne ses clients dans les projets, de la conception à la réalisation, de la construction à la maintenance : études de faisabilité, maîtrise d’œuvre, intégration de contraintes liées à la protection de l’environnement, essais, mises en services, formations. La société suit des projets à travers le monde, et possède un fond documentaire important. La société travaille avec des partenaires/clients extérieurs à l'entreprise. Alfresco est organisé par cop (“communauté de pratique”). Les utilisateurs collaborent grâce aux forums, wiki, liens, documents, et calendriers au sein d'Alfresco. En mode projet, des discussions sont lancées sur certains documents, ainsi que des workflows de validation.
La société a personnalisé Alfresco pour répondre à ses besoins par les envois de mails, qui doivent être effectué de façon très spécifique (les emails regroupant plusieurs informations sont envoyés en fin de journée plutôt qu'au fil de l'eau, ce qui perturbe moins. Les utilisateurs peuvent s'abonner à des flux.). De même, les recherches sont enregistrées, de façon à ce qu'un nouveau résultat s'affiche pour une recherche déjà effectuée, et qu'une notification soit envoyée par mail lorsque les résultats de la recherche ont changé.
La fonction de création d'espaces collaboratifs (les “cop”) est réservée a des utilisateurs spécifiques, qui seuls ont les droits associés à leur profil. Les cop sont des sites privés, pour des raisons de confidentialité de certains projets. Il est très facile de rendre un site privé dans Alfresco, auquel cas il n'est pas visible par ceux qui n'ont pas les droits, ceux-ci ne savent même pas que le site existe.