Structurer l’univers des données numériques est nécessaire

lundi 15 décembre 2014

Si les entreprises du secteur tertiaire veulent relever les défis posés par le big data, il est essentiel qu’elles adoptent une approche proactive et pérenne en matière de gestion de l’information. Martin Bonney, directeur international des services de conseil d’Epiq Systems, estime que le secteur a des progrès à faire dans ce domaine.

En effet, le big data constitue un défi de taille pour les entreprises qui se trouvent aujourd’hui au cœur d’une véritable explosion du volume des données. À titre d’exemple, une grande firme américaine figurant au classement des 500 premières entreprises répertoriées par le magazine Fortune produit chaque année plusieurs pétaoctets de données électroniques. Chaque employé est susceptible d’envoyer et de recevoir une centaine d’e-mails par jour 1, et toutes ces données transitent par les bureaux de centaines de personnes. Qu’elles soient stockées sur des disques durs, dans des bases de données, sur des bandes de sauvegarde ou sur des supports mobiles comme des clés USB ou des CD, ces données sont archivées et répliquées, augmentant ainsi de façon exponentielle. Une étude menée en 2012 2 a révélé que 2,8 zettaoctets d’informations ont été créés cette année-là. On prévoit même jusqu’à 40 zettaoctets pour 2020, une quantité 50 fois plus importante que celle observée en 2010.

Nous avons récemment mené une enquête* sur les conséquences induites par l’accroissement du volume des données pour les grandes entreprises, explique Martin Bonney. Plus des trois quarts des firmes consultées ont déclaré être confiantes en leur capacité à accéder aux éléments nécessaires en cas d’enquête ou de litige. Cependant, des recherches plus approfondies laissent à penser qu’une telle confiance n’est pas justifiée. L’enquête révèle en effet que seule la moitié des entreprises interrogées contrôlent et mettent à jour régulièrement leurs bases de données. Les délais réglementaires pour produire des documents étant parfois inférieurs à 14 jours, si les données ne font pas l’objet d’un examen constant, il est plus compliqué de répondre à une demande avec rapidité et précision, et de manière défendable.

Par où commencer et comment se repérer dans ce labyrinthe de données ? Adopter une approche proactive suppose tout d’abord d’avoir une compréhension claire de l’univers des données, des règles de conservation des archives et des exigences légales et réglementaires qui en découlent pour les entreprises. Les bénéfices de cette approche sont évidents, non seulement en termes de réduction des coûts de stockage (que nombre d’entreprises estiment à 40 %), mais aussi en termes de coûts liés au traitement et à l’examen des documents. Plus important encore, mais plus difficilement quantifiable, les entreprises qui n’adoptent pas cette approche risquent de conserver des données qui pourraient être utilisées contre elles, alors qu’elles auraient pu les supprimer de façon tout à fait légitime si les réglementations sur la conservation des données avaient été appliquées.

Pour une stratégie de gestion de l’information efficace, la planification et la communication sont essentielles. Les acteurs principaux dans ce domaine, au minimum les départements informatiques, juridiques, de conformité et les fournisseurs tiers de solutions d’investigation informatique (eDiscovery), doivent communiquer et prendre le temps d’établir une carte de la structure des données. Il est essentiel que les entreprises disposent d’une description de leurs types de données, d’une infrastructure technique et de solutions de stockage. Cette première étape est incontournable.

Malgré les différences entre secteurs d’activité, la gestion de l’information peut être appréhendée et évaluée suivant une méthodologie définie que nous présentons comme suit :

• Inventorier les bases de données qui contiennent des informations importantes. Identifier les plateformes, les applications et les systèmes métiers et opérationnels, puis indiquer la nature de l’information stockée dans chaque base de données. Intégrer les anciennes sources de données et les sources propriétaires.
• Comprendre les interactions entre les différents systèmes, certains systèmes pouvant contenir des données dérivées extraites d’autres sources. Identifier les redondances et les éliminer en associant les données à leur source initiale.
• Réduire le nombre de bases de données. Dans les entreprises du secteur pharmaceutique issues de fusions-acquisitions, la multiplication des répertoires entraîne l’exécution de fonctions similaires, mais de façon légèrement différente. En outre, alors que les systèmes peuvent migrer et être remplacés, il arrive que les anciennes données ne puissent pas être déplacées.
• Identifier les données importantes et établir un processus de sélection durant les réunions et les sessions de consultation.
• Trouver un accord sur les éléments à conserver lors de la production de la base de données, sur les formats, la documentation et le planning.
• Développer des méthodologies d’extraction, des scripts, ainsi que des processus de vérification de la qualité des données extraites.

En outre, évaluer les actions nécessaires pour préserver et collecter les données permet de comprendre en amont l’étendue et la nature du défi que représente la gestion de l’information. Établir une carte de la structure des données permet également aux entreprises de déterminer rapidement celles qui peuvent être exclues en cas d’obligation de divulgation, par exemple, les sauvegardes de copies d’e-mails. Ce qui est d’autant plus utile en cas d’enquête interne des autorités de contrôle ou de litige. Faire preuve d’une réelle réactivité en cas de demande de divulgation peut par ailleurs attirer la bienveillance des autorités de contrôle et des tribunaux.

Les entreprises sont soumises à un haut degré de surveillance, à quoi s’ajoute une augmentation importante des mises en application internationales par les autorités de contrôle et les tribunaux. Afin de se conformer à ces réglementations, les entreprises doivent non seulement gérer la crise actuelle, mais également mettre en place une approche stratégique globale qui intègre cette obligation de conformité.

Pour adopter une solution appropriée, et plus important encore, pour la pérenniser, les parties concernées doivent faire front commun pour définir les priorités de l’entreprise en termes de temps, de coût et de champ d’application. Le paysage des données changeant constamment, sa gestion ne peut se résumer à un exercice ponctuel. Un contrôle irrégulier des données est insuffisant, et toutes les grandes entreprises reconnaissent aujourd’hui les avantages de s’associer à des experts qui peuvent les aider à adopter une approche proactive et pérenne en matière de gestion de l’information.


* Méthodologie
Enquête réalisée par téléphone en novembre 2013. 100 personnes appartenant à de grandes entreprises (définies comme réalisant un CA annuel supérieur à 500 millions de dollars, mais 74 % de celles ayant participé à l’enquête affichant un CA annuel supérieur à 1 milliard de dollars) ont été interrogées au Royaume-Uni, en Allemagne, aux Pays-Bas et en Suisse. De grandes entreprises européennes ont participé, représentant les secteurs suivants : industrie et BTP, commerce de détail, services financiers, distribution d’énergie ou d’autres services essentiels, industrie pharmaceutique, services professionnels et informatique/télécommunications. Au sein de chaque société, la personne interrogée occupait le poste de directeur financier, de responsable de la conformité ou de directeur du département juridique.

1 Radicati Group, Inc, « Rapport statistique sur le courrier électronique 2013-2017 ».
2 Gantz, John et David Reinsel, IDC iView, « The Digital Universe in 2020: Big Data, Bigger Digital Shadows, and Biggest Growth in the Far East », décembre 2012.

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