Une gestion des processus documentaires encore loin d'être optimisée...

jeudi 6 juillet 2017

Les documents, quelle que soit leur forme, sont encore au cœur de nombreux échanges, au sein même des entreprises et de leurs écosystèmes externes. Malgré tout un environnement propice à leur digitalisation (aussi bien d'un point de vue technologique que légal et réglementaire), la gestion des processus documentaires est encore loin d'être optimisée. Plus de 90% des décideurs interrogés jugent en effet devoir encore travailler sur ces aspects ! Tel est le constat dressé ce 6 juillet par Markess qui vient de présenter les résultats de son étude « Tendances Clés du marché de la gestion des processus documentaires » dans le cadre de la 12ème Edition de Solutions Demat'Expo et des Salons Solutions* qui se tiennent du 26 (à compter de 14h00) au 28 Septembre 2017 à Paris Expo Porte de Versailles.

Au-delà des documents en tant que tels, il s’agit avant tout d'optimiser des processus métiers. Soutenir les stratégies clients digitales, digitaliser les processus administratifs RH, généraliser la facturation électronique... sont autant de chantiers visant certes à digitaliser des échanges, dans lesquels les documents ont encore une place clé (cf. contrats, dossiers, formulaires...), mais surtout à améliorer la performance métier. Ce sont des chantiers portés par les directions métiers en coordination avec les DSI, et dans certains cas les directions juridiques pour le volet légal associé !

A travers les centaines d’entretiens conduits au cours des 18 derniers mois auprès de décideurs métiers et informatiques au sein d'entreprises et organisations publiques, ainsi que de prestataires du marché, les analystes de Markess ont identifié 5 tendances, plus ou moins prononcées, qui devraient dessiner le marché des solutions associées à ces projets d'ici fin 2018 :

• La dimension métier que doivent revêtir les solutions de gestion des processus documentaires est indéniable. Les décideurs métiers ont de nouvelles attentes en fonctionnalités leur permettant de gérer des contenus ou des documents (factures, documents RH, documents client…), qu’elles soient intégrées à leur solution métier ou en stand-alone. Ces solutions doivent aussi leur permettent de relever des challenges business en particulier grâce à l'automatisation des processus métiers.

• La dimension sécuritaire des documents et processus associés, cruciale dans un contexte légal et réglementaire à la fois favorable et contraignant (eIDAS, RGPD - Règlement Général de Protection des Données qui impacte les processus de gestion de l’information et dans sa foulée la conservation de documents contenant des données à caractère personnel). C'est sans compter sur la nécessaire prise en compte de risques de plus en plus courants du fait de la démocratisation des outils numériques (cf. fraude documentaire, usurpation d'identité...).

• La dimension mobile qui devient incontournable et qui offre des usages inspirés des pratiques du grand public. Cela permet notamment de répondre aux enjeux d’instantanéité et de temps réel et d'ouvrir la gestion des processus documentaires au "front office" ou même aux tiers impliqués dans les dossiers associés.

• La dimension analytique qui se précise de plus en plus dans les besoins exprimés par les décideurs interviewés, tant à des fins de gestion de la performance des processus que de valorisation des données présentes dans les documents, et même de contrôle de données (qualité, fraude...).

• La dimension "cloud" qui offre aux directions métiers la possibilité de gagner en agilité et en autonomie tout en s'affranchissant de contraintes techniques.
La transformation digitale conduite par les entreprises et administrations va donc bien au-delà du simple passage du format papier au numérique. Aussi, le marché des solutions de gestion des documents et des processus métiers ne doit pas se limiter à la seule gestion du document mais proposer des offres intégrant cette vision business afin de satisfaire aux besoins exprimés par les métiers.

 

* Les Salons Solutions 2017 mettront en relation 250 sociétés exposantes (éditeurs, distributeurs, sociétés de services et de conseils) plus de 6 000 visiteurs professionnels porteurs de projets et plus de 3 500 auditeurs aux conférences et ateliers.
  

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